Clarifys policy för behandling av personuppgifter

Clarify AB (personuppgiftsansvarig) är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Din integritet är viktig för oss och därför skyddar vi dina personuppgifter på bästa sätt. Denna integritetspolicy informerar dig om hur dina personuppgifter behandlas av oss när du är med i Clarifys kandidat- och konsultnätverk eller i någon av våra konsult- eller rekryteringsprocesser.

Dataskyddsombud hos Clarify är Janina Poltoft, vid frågor maila till gdpr@clarify.se 

Vilka personuppgifter behandlar Clarify om dig?
När du går med i Clarifys kandidat- eller konsultnätverk (vidare benämnt som nätverk) kommer du att delge viss information om dig till Clarify. Denna information är till exempel ditt namn, din e-postadress, telefonnummer, födelseår, nuvarande arbete, nuvarande titel, samt de filer som du väljer att lämna till Clarify, i form av exempelvis ditt cv, personliga brev och tjänstgöringsintyg.

Under en rekryterings- eller konsultprocess (vidare benämnt som process) kommer Clarify även att behandla uppgifter som du lämnar under processens gång, exempelvis vid intervjuer och genom att uppdatera din kandidat- eller konsultprofil (vidare benämnt som profil). Clarify kommer även att behandla uppgifter om dig som dina referenspersoner lämnar.

Uppgifterna som samlas in från dina referenspersoner kan exempelvis vara uppgifter om dina personliga egenskaper och om din kompetens. Under en rekryteringsprocess kan Clarify även komma att samla in och spara resultat från personlighets- och logiktester, som du genomför i samband med rekryteringen till en specifik tjänst.

För vilka ändamål behandlar Clarify dina personuppgifter?
Clarifys syfte och lagliga grund till att behandla dina personuppgifter är att göra det möjligt att kunna matcha din profil mot en passande tjänst eller konsultuppdrag. Beroende på om du är inne i en rekryterings- eller konsultprocess hos Clarify behöves olika mycket personuppgifter samlas in.

Behandling av kandidat-/konsultprofil i Clarifys nätverk
Clarify behandlar ditt namn, din e-postadress, telefonnummer, födelseår, nuvarande arbete, nuvarande titel, ditt CV och andra dokument som du har bifogat vid registreringen. Detta görs för att kunna behandla din profil i nätverket och matcha dig mot lediga tjänster och uppdrag.

Den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter när du är med i Clarifys nätverk är ditt samtycke. Om du inte lämnar dina uppgifter eller inte samtycker till att registreras i nätverket har Clarify inte möjlighet att spara dina uppgifter och matcha din profil mot lediga tjänster. Du lämnar ditt samtycke genom att klicka i en ruta när du registrerar din profil på Clarifys hemsida. Där förklarar du att du ger ditt samtycke som hänvisar till denna policy.

Även om Clarify har kontaktat dig kommer du att bli ombedd att registrera ditt cv via hemsidan för att du ska kunna ge ditt samtycke.

Behandling av kandidat/konsultprofiler i search och headhunting
Clarify arbetar aktivt med search och headhunting i samtliga processer. Det innebär att Clarify kan kontakta dig genom din profil på LinkedIn, Monster eller via andra kontakter som tips eller liknande, och på så vis matcha din profil till en specifik tjänst eller konsultuppdrag. Från den stund Clarify har lagrat dina personuppgifter som kan vara namn, telefonnummer, e-postadress samt befattning kommer Clarify att söka kontakt med dig för att undersöka om intresse finns från din sida. Clarify har 30 dagar på sig att ta kontakt med dig, därefter raderas samtliga personuppgifter.

Ditt samtycke får Clarify genom att du antingen registrerar din profil på Clarifys hemsida eller godkänner via mejl att finnas med i en searchlista kopplat till den specifika tjänsten eller konsultuppdraget. Så snart processen är slutförd raderar Clarify dina personuppgifter, såvida du inte vill registrera dig i Clarifys nätverk.

Personlighets- och logiktester samt uppgifter från referenser
Om du genomför ett personlighets- eller logiktest i samband med rekryteringen till en specifik tjänst kan Clarify komma att spara resultatet av testet för att komplettera din kandidatprofil.

Den lagliga grunden för att spara resultatet av testet, efter att den aktuella rekryteringsprocessen är avslutad, är ditt samtycke. Om du inte samtycker har Clarify inte möjlighet att komplettera din kandidatprofil med resultatet av ditt test.

I slutet av en process samlar Clarify även in uppgifter om dig via dina referenspersoner i syfte att stärka utvärderingen om du är en lämplig kandidat eller konsult för en specifik tjänst eller konsultuppdrag. Dessa uppgifter kan Clarify komma att spara för att komplettera din profil med.

E-postutskick med lediga tjänster som matchar din profil
Om du har valt att gå med i Clarifys nätverk kommer din e-postadress samt uppgifter om din profil att användas för Clarifys utskick som innehåller lediga tjänster och aktuella uppdrag som har matchat mot din profil.

Clarify använder information om din yrkesroll, utbildningsnivå och branscher du har erfarenhet av i syfte att få mer kunskap om dig som kandidat, och för att kunna tipsa dig om relevanta tjänster (en så kallad profilering). Profileringen sker endast med hjälp av de personuppgifter som du har lämnat till Clarify eller som Clarify har samlat in från dig i samband med en process. Uppgifterna som används för profilering utgör endast en del av din profil och dessa uppgifter analyseras inte för andra ändamål än att göra utskick med lediga tjänster som matchar din utbildningsnivå, branscher du har erfarenhet av och din yrkesroll. Om Clarify inte profilerar dessa personuppgifter har Clarify inte möjlighet att skicka matchningsmail som innehåller relevanta lediga tjänster för dig.

Clarify ger dig möjligheten att enkelt avregistrera dig i varje utskick. Du kan även när som helst invända mot behandlingen (se nedan för en närmare precisering av dina rättigheter).

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?
Dina uppgifter behandlas som utgångspunkt endast av Clarify. Om du går vidare i någon process kommer Clarify att dela din information med de organisationer som din profil har matchats med. Clarify kan även komma att dela din information med interna och externa IT-leverantörer.

Eventuella andra leverantörer som Clarify anlitar kan också komma att få tillgång till samtliga personuppgifter som behandlas om dig, dock endast i den utsträckning det är nödvändigt i syfte att fullgöra sina åtaganden i relation till Clarify.

Hur länge sparar Clarify dina personuppgifter?
När du väljer att gå med i Clarifys nätverk, i syfte att kunna bli matchad mot lediga tjänster och konsultuppdrag, sparar Clarify dina personuppgifter i tre år (3 år), eller tills du återkallar ditt samtycke, alternativt av någon annan anledning begär att Clarify ska radera dina uppgifter. Efter tre år kommer Clarify att kontakta dig för att fråga om du fortsättningsvis vill vara registrerad i Clarifys nätverk, det vill säga be om ditt samtycke på nytt igen.

Om du redan finns med i Clarifys nätverk och skickar in en ny ansökan till en specifik tjänst, och i samband med det lämnar ditt samtycke till att vara registrerad i nätverket igen, kan Clarify komma att uppdatera din profil med den nya informationen. En ny gallringsfrist om tre år påbörjas när du väljer att samtycka på nytt. Om du i samband med din ansökan till en specifik tjänst inte väljer att ge ditt samtycke kommer Clarify inte att uppdatera din profil. Någon ny gallringsfrist kommer då inte heller att påbörjas.

Clarify sparar resultatet av ett genomfört personlighets- eller logiktest, och uppgifter om dig från dina referenser, under ett år från det att din profil har kompletterats med den aktuella informationen.

Dina personuppgifter kan sparas längre än vad som angetts ovan i den mån vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.

Dina rättigheter
Du har vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter. Nedan följer de rättigheter Clarify anser är relevanta för dig i detta ändamål. Om du önskar veta mer om dina rättigheter kan du gå in på Datainspektionens hemsida som Clarify länkar till i slutet av denna policy. För att utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta Clarify via de kontaktuppgifter som framgår i inledningen till den här policyn.
• Återkalla ditt samtycke
Du har rätt att när som helst återkalla hela eller delar av ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter. Återkallelsen av ditt samtycke får dock ingen effekt på vår behandling av dina personuppgifter för tiden innan återkallelsen ägde rum.
• Rätt till rättning och kompletterande av personuppgifter
Du har även rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade, och genom att tillhandahålla information komplettera ofullständiga personuppgifter.
• Rätt till radering (rätten att bli bortglömd)
Du har under vissa förutsättningar rätt att begära radering av dina personuppgifter. Sådana förutsättningar föreligger om:
– personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för.
– om du återkallar ditt samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen.
– när personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt.
– Clarify raderar dina personuppgifter på din begäran, under förutsättning att Clarify inte har en skyldighet att spara personuppgifterna i enlighet med gällande lagar och regler för dataskydd.
• Rätt att neka behandling
Du har rätt att när som helst invända mot matchningsmail, vilket innebär profilering och att dina personuppgifter behandlas för marknadsföringsändamål. Om du invänder kommer dina personuppgifter inte längre att behandlas för sådana ändamål.
• Rätt att klaga
Du har rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten, som i Sverige är Datainspektionen.

Vid missnöje
Om du är missnöjd med Clarifys sätt att hantera dina personuppgifter, eller om du vill framföra klagomål kring hur Clarify hanterat din förfrågan, är du välkommen att kontakta oss via gdpr@clarify.se. Clarify kommer göra sitt bästa för att komma till rätta med det inträffade.

Du har också rätt att framföra klagomål till din lokala Dataskyddsinspektion, för kontaktuppgifter se: (Datainspektionen).

 

Denna policy är granskad, godkänd och fastställd 2018-05-01.