En effektiv onboarding-process är avgörande för arbetsgivare som vill maximera sina medarbetares potential, oavsett om det avser permanent eller tillfällig personal. Hur kan man då bäst välkomna och introducera nya konsulter? Företag med välstrukturerade onboarding-program ser en ökning av engagemang och produktivitet bland de anställda. Eftersom dagens arbetsmarknad kännetecknas av ökad flexibilitet blir det också viktigare med en genomtänkt onboarding-process, både vid ordinarie rekrytering och för konsulter.

Att vara konsult innebär att man måste vara beredd på att ta mycket eget ansvar – och det underlättar avsevärt om även arbetsgivaren bidrar.  Så hur kan då företagen skapa de bästa förutsättningarna för att en konsult ska lyckas i sitt uppdrag? Oavsett om du är en arbetsgivare som anlitar konsulter för kortvariga uppdrag, eller ett konsultbolag som tillhandahåller konsulter till era kunder, är en välplanerad onboardingprocess avgörande. Det handlar om att skapa en positiv start och ge dina konsulter de bästa förutsättningarna att lyckas. Här är fem steg för att göra din onboardingprocess till en framgång:

Steg 1: Förberedelse är nyckeln

Innan din nya konsult kliver in genom dörren, se till att allt är förberett. Se till att teknik och administrativa detaljer är på plats, inklusive nödvändig utrustning och systemåtkomst. Genom att eliminera hinder i förväg kan du säkerställa en smidig start. Att kommunicera internt är också viktigt för att konsulten ska känna sig välkommen, och för att teamet ska vara beredda på att ta emot konsulten. Var tydlig med vad företaget står för, vad uppdraget går ut på, och vilka förväntningarna är. Informera konsulten både inför uppdragets start, och när hen väl är på plats.

Steg 2: Ett varmt välkomnande

Skapa ett tillfälle eller möte där konsulten får träffa nyckelpersoner i organisationen. Dela insikter om företagets kultur och värderingar för att hjälpa hen att känna sig som en del av teamet från första dagen. Tilldela också en mentor som kan vara konsultens guide och stöd under de första veckorna.

Konsultbolagets roll kan också vara en viktig faktor för hur trygg konsulten känner sig i startskedet av ett uppdrag. Att ha löpande kontakt både före och under uppdraget bidrar till att fånga upp frågor och funderingar som skulle kunna påverka kvaliteten på uppdraget.

Steg 3: Introduktion till uppdraget

Som företag kan du erbjuda en strukturerad introduktionsplan som hjälper konsulten att snabbt komma igång med sina arbetsuppgifter. Ge konsulten åtkomst till dokumentation och resurser som kan vara till hjälp. Detta kommer att hjälpa hen att känna sig trygg både i sitt uppdrag och i organisationsstrukturen, vilket bidrar till ett mer produktivt arbete direkt från start. En introduktionsplan är även ett verktyg för att förkorta inlärningsfasen där konsulten snabbare kan komma in i uppdraget.

Som konsultbolag är det viktigt att dels säkerställa att uppdragets omfattning överensstämmer med uppdragsbeskrivningen, dels finnas som stöd om konsulten har några funderingar kring uppdraget.

Steg 4: Tydliga förväntningar och mål

Klar kommunikation är nyckeln till framgång. Att vara tydlig med uppdragets mål och förväntningar på konsulten, gör att båda parter kan känna sig trygga och säkra med varandra och vad som krävs under uppdraget. Genom att sätta upp regelbundna uppföljningsmöten kan du säkerställa att konsulten är på rätt spår och har det stöd som behövs.

Steg 5: Kontinuerlig feedback och utvärdering

Skapa en kultur som uppmuntrar öppen kommunikation och feedback. Konsulten bör känna sig fri att dela sina tankar och bekymmer. Utvärdera också onboardingprocessen regelbundet och ta hänsyn till feedback för att förbättra den över tid. Genom att vara flexibel och anpassa processen efter behov, kan du säkerställa en ännu bättre onboardingupplevelse för framtida konsulter.

Hur kan konsultbolaget stötta onboardingen?

En framgångsrik matchning mellan kund och konsult är avgörande för ett konsultbolags framgång, men det räcker inte bara med att hitta rätt person till uppdraget. Att stötta konsulten i att förstå uppdraget och arbetsuppgifterna är bara en del av ett lyckat uppdrag – att trivas, är minst lika viktigt. Här är några snabba punkter för hur ett konsultbolag kan stötta onboardingprocessen:

  • Beroende på hur rutinerad konsulten är i sin konsultroll kan man stötta konsulten i att förstå vilka förväntningar och ansvar man har i rollen som konsult ute hos kund och även i förhållandet mellan konsult och konsultbolag.
  • Presentera en så tydlig uppdragsbeskrivning som möjligt. Att förklara kundens företagskultur och värderingar samt uppdragets mål och syfte i ett tidigt skede kan skapa en större förståelse hos konsulten för vad som krävs i rollen och därmed möjliggöra för en så kort startsträcka som möjligt i uppdraget.
  • Skapa en struktur för regelbunden uppföljning och feedback, dels på konsultens prestation och dels på uppdraget. Det ger en möjlighet till förbättring och stöd när det behövs. Det kan dessutom skapa en högre trivselgrad i rollen som konsult. Uppmuntra till återkoppling!

En välstrukturerad onboardingprocess är avgörande för att säkerställa att nya konsulter blir produktiva och engagerade så snabbt som möjligt. Genom att följa dessa fem steg kan du skapa en smidig övergång och ge dem den bästa möjliga starten i sina konsultuppdrag. Lycka till med onboardingen av dina nya konsulter, och kom ihåg att investeringen i en lyckad onboardingprocess kommer att betala sig i form av nöjda och kompetenta konsulter som bidrar till din organisations framgång!

Kontakta oss på Clarify för fler insikter om en lyckad onboardingprocess för era konsulter.