Det var inte så länge sen vi kunde läsa i rapporter från både media och näringslivet om hur ”det nya normalläget” kommer att se ut. Även vi på Clarify gjorde en undersökning för att ta reda på vad ekonomi- och finanschefer trodde om framtidens arbetsplats och hur pandemins effekter skulle påverka kontorets utformning. Idag är det hybrida arbetet en av de mer framträdande frågorna för företag som vill kunna möta nya arbetsmässiga krav och medarbetares behov. Exempel på andra utmaningar som diskuteras just nu är digital transformation, hållbarhet och personalutveckling.
Just det hybrida arbetet är en viktig fråga eftersom det handlar om att hitta en balans mellan att möta medarbetarnas behov av flexibilitet och skapa en effektiv arbetsmiljö som främjar samarbete och produktivitet. Hur lyckas man? Vi har sammanställt 5 tips för att få det hybrida arbetet att fungera optimalt.
1. Satsa på tillit och självledarskap
Ska den hybrida arbetsmodellen fungera krävs det att chefer anpassar sitt ledarskap. De viktigaste ledaregenskaperna vid hybridarbete är tillit och coachning i självledarskap. Att släppa på kontrollbehovet och istället visa tillit till medarbetarnas förmåga ökar engagemanget, i synnerhet när medarbetarna inte är på plats. Samtidigt behövs ett ledarskap som stöttar de distansarbetande medarbetarna i den egna problemlösningsförmågan, hur man själv planerar sin tid och sina uppgifter, självreflektion och självmotivation. Det leder till mer självständiga och flexibla anställda som lättare kan navigera det hybrida arbetet och ta vara på dess fördelar.
2. Ta fram tydliga riktlinjer för hybridarbete
Tydlighet kring hur arbetsplatsen fungerar och vilka förväntningarna är på den fysiska närvaron är A och O för att konceptet ska fungera. Främst finns två viktiga funktioner med att ha uppsatta riktlinjer: Den ena är att tydliga förväntningar och ramar skapar trygghet hos medarbetarna. Den andra fördelen är att det skickar klara signaler till framtida, potentiella medarbetare.
En stor del av dagens kandidater förväntar sig flexibilitet i arbetslivet och vill veta hur riktlinjerna ser ut när de söker jobb. Undersökningar visar att 9 av 10 arbetstagare fortsättningsvis vill kunna arbeta på distans till någon grad, och ungefär hälften av alla företag har infört nya riktlinjer för distansarbete efter pandemin. Vissa föredrar att alltid arbeta på kontoret och behöver social interaktion, andra vill helst arbeta hemifrån jämt och en del vill kunna kombinera dessa två. Har arbetsplatsen inställningen att medarbetarna främst ska jobba på kontoret – lyft då fram det som en fördel för att attrahera medarbetare som uppskattar det sättet att arbeta. Har ni en modell som tillåter 100% distansarbete? Då bör ni belysa det.
En annan viktig sak att tänka på när riktlinjerna utformas är hur de olika grupperna ska samverka. Hur ska distans- och kontorsarbetare kommunicera och samarbeta? Hur undviker ni missförstånd och kommunikationsproblem? Ta in medarbetarnas tankar och förslag för att kunna utforma riktlinjer som fungerar för alla.
3. Var flexibel och förberedd
Bolag som agerar för långsamt, och avvaktar istället för att ta beslut om vad som gäller för hybridarbete, riskerar att hamna efter i utvecklingen. Det här kan även skicka signaler om tröghet till de kandidater som söker sig till flexibla och snabbrörliga arbetsplatser. Framgångsreceptet är att planera för olika scenarier så att organisationen är förberedd och kan anpassa sig snabbt. Den flexibiliteten leder till effektivare arbetsmetoder och ett starkare arbetsgivarvarumärke. Flexibilitet är även en viktig egenskap för den enskilda chefen eller arbetsledaren. När Clarify genomförde sin undersökning om ekonomi- och finanschefernas syn på framtidens hybrida arbetsplats, var agilt ledarskap en av de viktigaste ledaregenskaperna som lyftes fram.
4. Ta vara på fördelarna med de olika sätten att arbeta
Det vi har lärt oss av hybridarbetet är att det finns vinster, både med att arbeta på distans, och på kontoret. Fördelar med att kunna vara på plats på kontoret är att kommunikationen underlättas och socialt umgänge främjas. Även medarbetare som föredrar distansarbete saknar umgänget på arbetsplatsen. Distansarbetet däremot underlättar för många som finner det enklare att få ihop vardagen och kan arbeta mer produktivt.
För ett lyckat hybridarbete bör företag dra nytta av fördelarna från båda arbetssätt. Det kan dels ske genom att just möjliggöra både hemarbete och kontorsarbete i en hybrid arbetsmodell. Dels kan medarbetarna får större möjligheter att påverka hur och var de arbetar. Hemma, på kontoret, utomlands, på ett café eller var det nu passar bäst för stunden. Inflytande är i sig en faktor som ökar engagemanget och minskar stressen. Det går också att omvandla arbetsplatserna så att de får samma positiva möjligheter som vid distansarbete. Till exempel möjlighet att arbeta ostört även på kontoret.
5. Främja samverkan och kulturbyggande
En faktor som gör en arbetsgivare attraktiv är en kreativ och innovativ arbetsplatskultur. Att främja det här vid hybridarbete kräver tydligare strukturer för hur medarbetarna kan samverka och utbyta idéer. Kulturbyggandet och kunskapsutbytet behöver planeras tydligare och de fysiska mötena behöver lägga ett större fokus på just dessa bitar. Det är viktigt att det finns riktlinjer för möjligheten att mötas så att inte distansarbetarna går om varandra på kontoret.
Vill du lära dig mer om det hybrida arbetet och hur man kan få det att gå med framgång? Kontakta oss på Clarify så berättar vi mer!