Moderna affärssystem kan generera betydande effektiviseringsvinster, konkurrensfördelar och organisatorisk flexibilitet förutsatt att de implementeras på rätt sätt. Det finns dock många fällor att undvika på vägen samtidigt som de potentiella vinsterna inte är uppenbara vid en första anblick.
När man upprättar ett ”business case” inför införandet av ett nytt affärssystem inser man snabbt att samtliga faktorer; effektiviseringsvinster, konkurrensfördelar och organisatorisk flexibilitet, måste beaktas för att man ska kunna räkna hem investeringen på ett optimalt sätt. Detta gäller särskilt i de fall det nya systemet innebär stora ingrepp i befintliga affärsprocesser och arbetssätt. Nedan följer några viktiga punkter att begrunda när man utvärderar affärssystem:
Driftmässig effektivitet
Lägre integrationskostnader
När flera, ofta isolerade, delsystem ersätts med ett heltäckande system kan man eliminera både integrationskostnader och komplexitet. Heltäckande system innebär även att affärsdata konsolideras till ett ställe vilket ger organisationen möjlighet att fokusera på sitt uppdrag istället för att lösa integritetsfrågor.
Plattformskonsolidering
Genom att minska antalet plattformar som krävs för att hantera verksamhetens stödsystem uppnår man både lägre driftkostnader och ökad systemtillgänglighet. Samtidigt minskar kostnaderna för systemstöd och användarutbildning.
Affärsmässiga fördelar
Strömlinjeformade och systemautomatiserade processer
Rätt implementerade affärssystem möjliggör standardiserade och automatiserade affärsprocesser. Följden blir lägre transaktionskostnader och ökad konkurrenskraft. Ofta stiger även kundlojaliteten då de möter en organisation som är smidigare att arbeta med och har bättre kännedom om sina kunder.
Sänk dina kostnader för att efterleva regelverken
Affärssystemet har potential att minska kostnader för regelefterlevnad genom sitt stöd för standardiserade processer. Detta minskar kraftigt behovet av manuella uppföljningar och kontroller.
Realtidsinformation för beslutsfattare
Med finansiell och operativ data tillgänglig i realtid förbättras möjligheten att fatta välgrundade beslut. Samtidigt får man, tack vare gemensam masterdata och en gemensam informationsmodell, en ökad insyn i verksamhetens olika delar. Detta leder till bättre koordination av verksamheten samt förbättrat kassaflöde.
Standardisering ökar verksamhetens förändringsbenägenhet
Affärssystem kan användas för att uppnå strategiska affärsmål. Exempelvis kan organisationer som övergår från ett regionalt fokus till en global kund- eller produktstrategi öka sin förändringstakt genom en global informationsmodell och funktioner såsom automatiserad EDI-kommunikation och webbshoppar.
Möjliggör fusioner och förvärv
Ett skalbart affärssystem blir ofta en möjliggörare för tillväxt då ett företag genomgår förvärv och fusioner.
Immateriella fördelar
Affärssystemet kan även användas för att stödja andra initiativ såsom till exempel en grön IT-strategi med lägre energianvändning som följd. Ökad automatisering av affärsprocesser i kombination med elektroniska beställningar och fakturor kan bidra till att minska mängden papper som konsumeras av organisationen.
Det finns en lång rad faktorer att ta hänsyn till när man står inför en investering i ett nytt affärssystem, för att optimera sina driftmässiga och affärsmässiga fördelar. Vissa aspekter är uppenbara, medan andra kräver att man vänder på en del stenar för att de ska bli synliga. Ovanstående lista är inte uttömmande, men förhoppningsvis en hjälp i rätt riktning.
Källa: www.pwc.se